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質量管理

從百年校志編纂看學校檔案管理

發布日期:2019-02-15 11:27:54 / 浏覽次數:

華危持 

摘要:建校百年之際,編纂學校志書(1919-2019),即是曆史進程的回顧,亦是未來發展的參照。校志編纂需要頻繁查閱與挖掘利用現存檔案資料,進行深度加工提煉、形成全面反映學校人文精神和發展風貌的史料記錄。通過百年校志編纂的實踐研究,全面審視學校檔案管理的內容與現狀,發現存在的問題並分析其主要原因(診斷評估),提出改進學校檔案管理工作的幾點對策建議。

關鍵詞:校志 編纂 檔案 管理

2018年,學校百年校志編纂進入緊張工作階段,使得學校中心檔案室比平時更忙。呈現訪問人數多,查閱檔案多,提取資料多的“三多”現象。假如不是因爲學校百年校志編纂需求啓動,想必不會出現當下查檔“人丁興旺”的景象。

學校百年志書將由主冊《學校百年校志(1919-2019)》一二卷、分冊《名師風采》、《校友名錄》、《師生情誼》、《教研成果》與《百年光影》一至五冊組成。目前初步成型的內容有往年編纂的《常州衛生學校志》第一卷(1919-1986年)、第二卷(1987-2006年),2018年編纂的《教研團隊(1919-2019)》,正在加緊編纂的內容是2007年至2018年學校各項事業發展的內容。這12年的校志內容,從學校曆史發展的百年看來,近在眼前,許多人和事記憶猶新,曆曆在目,加上學校自2006年6月18日整體搬遷至新校區(常州市錦繡路18號)以來,學校檔案管理工作經過12年的精心建設,已經建成江蘇省三星級標准檔案室,每年收藏積累的檔案資料,已經相當可觀,成爲學校百年家産的重要組成部分。

校志編纂是一項龐大的系統工程。往年往事,已經走過,要從過去的人與事中,整理出反映學校各項事業發展的真實情況,需要全面系統的整體規劃,目錄編排,內容整理與文字描述。而這並非能夠從學校檔案中直接提取或調用就能夠形成的。學校檔案室的原始資料,需要經過整理加工、去粗取精,去僞存真,刪繁就簡,重新提煉,才能列出主線,建立聯系,反映本質,呈現學校事業發展的人文精神風貌。學校的房地産和固定資産是靜態的,全校學生教職員工從事的教育教學工作是動態的。百年校志,既要反映靜態物體的增值情況,又要呈現事業動態發展的精神風貌。校志的編纂,不是文學作品,也不是曆史研究,其核心價值在于真實記錄學校事業發展的客觀實際情況。以其內容的客觀真實性,文字描述的平易樸實性,反映學校人才培養的曆程與業績,供廣大師生、曆屆校友、社會人士、部門領導、專家學者等,來體驗、理解、反思、研究,評價學校的發展曆程、運動軌迹與成就業績,謀求學校未來的創新發展。

由此,校志編纂需要有法制觀念、編志理論、政治思想、記敘能力、人文素養、技術方法做支撐。要站在學校事業發展的高度,全面審視眼前或手中的檔案資料,用曆史唯物主義與辯證唯物主義的觀點、用全面系統的科學發展觀來看待學校的人和事,用平實的文字記敘已經發生並正在發展中的事情。要以一所學校經過百年坎坷曆程已經樹立起來的社會形象和特質風貌,面向公衆,呈現自己的過去,現在以及蘊含的矢志不移的初心、意志和願望---那就是建校百年始終未變的宗旨:立足衛生行業,服務人民健康,“用愛和知識守護生命”。

然而,要實現上述校志編纂的理想願望,並非輕而易舉。暫且不論編纂人員的知識、能力與素養,單以校志編纂的現代理念、立場與觀點,來審視學校當下的檔案管理,發現存在如下問題。

一是內容收繳上的斷檔遺漏與空缺;二是歸檔分類上的錯位缺陷不規範;

三是質量驗收上的松散把關不達標;四是存檔載體上的單一局限不完整;

五是存檔意識上的安全責任無警惕;六是制度建設上的滯後守舊缺創新;

七是檔案利用上的深入研究無規劃;八是信息技術上的應用程度還不高,等等。

上述八個方面的問題,均可舉出一系列的佐證案例。鑒于本文的重點是依據學校百年校志編纂的理念、立場、觀點來看學校檔案管理存在的問題,因而將問題的舉例分析,暫且擱置,而將問題産生的原因與影響簡單評議,以期引起警覺與重視,便于開展深入診斷與持續改進。

造成上述問題的原因很多,原因分類也可以有多種。但歸根結蒂,問題源自四個方面:

一是檔案管理的意識思想方面。即檔案管理的法律規範意識、思想和理念還不深入。表現在檔案管理人員思想道德修養與法律法規制度的執行上。這個原因列在首位是因爲它是做好檔案管理工作的前提條件。

二是檔案管理的知識能力方面。即檔案管理的專門知識、專業技能、專項操作流程以及專職的管理要求,還不到位。表現在管理規範、執行標准、質量把關的實際操作應用上。不具備相應的知識與管理能力,就很容易出現檔案管理中的常見問題。

三是檔案管理的信息技術應用方面。即檔案管理的手段與方法還不夠先進。隨著檔案載體形式多樣化,檔案內容數字化、檔案規模海量化的變化,檔案管理的暢通手段越來越不能適應當前信息化社會的進展。表現在使用傳統的手工管理方法,存儲多種形態的檔案資料,使得存儲管理檔案固化,查詢管理進程緩慢,資源利用與檔案開發研究難以進行。

四是檔案管理的其它影響因素方面。即檔案管理之外,學校內部的管理體制、機制即管理模式(方式)等影響並決定檔案管理的組織建設、制度建設、設施建設與文化建設等因素。這些影響表面上不容易看出來,實際上對檔案管理的工作流程、質量效率、效能發揮有潛移默化的影響。表現在檔案管理人員要服從學校整個事業發展的需求變化,檔案管理要適應學校現代化的建設與發展。

由于學校百年校志的編纂,需要深入研究、發掘、利用學校的現存檔案,因而發現了上述檔案管理中的問題。這也反映如下的事實:學校檔案管理質量的提高是由學校檔案利用的需求來導向與引領的。學校的發展需求,能夠推動學校檔案管理的建設與發展。也許,學校百年校志編成之時,中心檔案室的“訪問量”你可能會“跌入低谷”。2018年度,學校中心檔案室“人丁興旺”的景象,可能要再等學校第二個百年校慶前夕,才會重新出現。正是在檔案反複利用的過程中,才能發現上述問題。檔案利用有利于發現問題,同時,引發另一件事實:爲後續檔案管理工作改進,提供佐證依據。

通過編年校志編纂,真實地觀察到:學校中心檔案室內所保存的所有文書檔案資料,是學校廣大師生員工百年來從事教育教學與人才培養的勞動成果與結晶。與學校固定資産相比,文書檔案與人事檔案,是學校的精神財富、曆史財富與發展財富。固定資産經過幾年後很快就被淘汰,而學校的檔案資料,傳承學校每一個人的精神財富、人文轶事,能爲學校未來第二個百年發展,提供寶貴的佐證資料、曆史坐標與決策參考。因而,學校的檔案管理是學校曆史文化、人文精神與發展財富的管理,其價值遠超于學校現存的固定資産。

特別珍貴、富含價值、傳承人文精神的財富管理,需要采用系統科學、規範嚴謹、技術先進、理念更新的方法。這裏列舉幾項可以在2019年檔案管理中率先實現的解決之道。

一是編制學校年度歸檔建檔指南。如《學校2019年建檔歸檔指南》。各《年度的建檔歸檔指南》,是在調查研究前一年學校檔案管理工作總結的基礎上,針對存在的問題,提出切實改進的建設方案及質量管理辦法後形成的建檔歸檔新標准、新要求、新規範。而且,每年要有新規定、質量要有新提高、管理要有新舉措,形成系列動態進展的制度化工作機制,才能經過幾年的努力,見到成效。

例如,針對學校各部門建檔歸檔內容存在斷檔、遺漏與空缺的問題,在《學校2019年度建檔歸檔指南》中,要有導向性地給出各職能處室職能範圍。參見下表1、表2所示。

表1:學校各職能處室管理職能範疇列表(2018年)

處室名稱

各處室主要職能

負責人

學校兼職檔管員

正職

副職

學校辦公室

辦公文書、辦事計劃、領導辦公會議、上級文件、每周工作安排、學校大事記、學校統計、學校文書檔案管理、車輛管理、學校人事(勞動合同、人員招聘、工資調整、新職工培訓)、中心檔案室檔案管理

徐明珠

丁珏

丁珏 桓莉娟

中心檔案室

檔案分類、歸檔建檔、檔管規劃、檔案編研、檔案安全、檔管信息化、校史館、檔案研究與開發

陸  恒

 

王英(專職)

黨委辦公室

黨委組織工作、幹部人事、中層幹部隊伍建設、專業人才培養評選、紀檢監察工作、黨委宣傳、統戰工作、老幹部工作、檔案管理

張英遠

劉月娜

劉月娜

紀檢監察室

紀律檢查、行風政風、作風建設、行政監察、反腐倡廉、檔案管理

孫琳豔

 

孫林豔

教務處

教學計劃、教學大綱和教材管理、教學行政管理、教學過程管理、教師業務管理、教學研究和信息管理、教學設施管理等(依據《教學管理規範》)教學檔案管理

李勇

陳曉笑

莊梅芳

圖書館

書庫管理、教材征訂、圖書編目、讀者服務、資源建設、電子讀物、電子閱覽室、非書刊物、超星圖書、中國知網利用、檔案管理、資源開發

袁海華

 

周  焱

教育教學

評估中心

教育教學質量監控體系、質量工作機制、教育教學評估、質量診斷、質量檢查、督導聽課、評教評學、問題調查、診改促進

徐偉剛

 

徐偉剛

繼續教育處

繼續醫學教育(業余、短訓、夜大、函授、遠程)、學曆教育、非學曆教育、合作辦學、考試考務、技能培訓、開放大學、技能鑒定等、檔案管理

施國榮

徐  琳

顧志剛

學工處

學生組織管理;學生一級、二級、三級管理及職責;五項學生教育管理、學生六項制度管理、學生實踐活動管理、學生檔案管理

張國琴

吳  蓉

蔣素琴  劉  穎

招生就業與對外交流處

招生組織、招生宣傳、政策規定執行、市場調研、人力資源供需洽談、就業推薦、畢業生跟蹤調查、檔案管理、對外交流、合作辦學等

楊文舟

劉向萍

楊文舟

後勤管理處

校園管理(環境衛生綠化)、資産管理、房地産管理、辦公用房管理、水電管理、鍋爐房浴室管理、車輛管理、物資管理、膳食管理、基建工程管理、安全保衛、醫務室、後管檔案等

張春枝

史潤益

季亮亮

財務審計處

財務預算、決算、辦學資金融通、財務監督審計、財務檔案、交費及報銷

張  榮

韋曉萍

韋曉萍

信息處

圖書館管理、教材管理、網管中心、信息統計、信息工程項目檔案管理、

學校網站維護、

黃曉燕

 

陳  敏

教學科研處

科研管理、學報編輯、教學督導、發展研究、科普宣傳、學術講座、

論文管理、學術沙龍、科技檔案、

謝  燕

 

謝  燕

團委

學生團組織工作、教師團組織工作、

思想政治、道德品質、專業思想、學提態度、團代會、學生會、學生社團、團建團課、班風學風建設、檔案管理

左賈逸

 

左賈逸

工會

職工權益、職工之家、職工福利生活、教職工代表大會、退休職工工作、職工文體活動、職工之家、職工權益、職工救助、職工表彰、檔案管理、職工救助

張淩

 

張  淩

表2:專業系(部)管理職能範疇列表(2018年)

系(部)名稱

專業系(部)職能

系(部)負責人

學校兼職檔管員

主任

副主任

護理系

教學管理、校內實訓、技能鑒定、學生實習、專業建設、師資培養、社會服務、校外基地、教材開發

校內學生二級管理職能與職責、職業技能競賽、教學技能競賽、檔案管理

缪金萍

高  楓

張林香

高  楓(系辦)

潘  岩(護理實訓中心)

醫藥技術系

教學管理、校內實訓、技能鑒定、學生實習、專業建設、師資培養、社會服務、校外基地、教材開發

校內學生二級管理職能與職責、職業技能競賽、教學技能競賽、檔案管理

潘雪英

楊  舒

朱舒甯(系辦)

徐群(醫管系實訓中心)

文化基礎部

德育教育、體育教育、人文心理、音樂美術、語言教學、社會倫理、教學管理、實驗室建設、創新創業教育、校內學生二級管理職能與職責、教材開發、基礎學科建設、技能競賽、教學技能大賽、檔案管理

吳皖林

王力維

丁秋玲

吳皖林

各職能處室(含兩系一部)的職能,因學校工作的需要,實際每年是有變動的。如學校辦公室原來管理對外交流事項,2016年7月後,該項職能已經轉移至招生就業處,從而招生就業處更名爲“招生就業與對外交流處”。職能的變動導致檔案建設與歸檔工作的變動。不能不做相應的調整。否則就會發生斷檔缺檔遺漏的情況。

二是指明建檔歸檔的科學分類。上表1、表2中的職能列表,並非健全,尚需要一一具體分列清楚。各職能處室的職能各有特色專長。中心檔案室要與各職能處室檔案管理員分別商議,具體商定。然後使用行政發文形式(正式)確定建檔歸檔的基本框架。每當有相應檔案資料形成時,就可以存入相應的檔管框架內。各職能處室(含兩系一部)的歸檔資料分類框架結構明確,建檔歸檔才能做到明確、健全、邏輯關系明晰。

三是檔案資料的載體類型要有專業標准定義。如紙質類、電子類、銅牌類、照片類載體等,要明確定義載體類型標准。現在各類各型檔案載體名目繁多,不做規定,就很容易錯位、移位、缺位現象。各類各型的檔案載體要有統一的管理方法,管理要求,規範的條件等。否則,各職能處室的檔管員各行其是,就失去中心檔案室的綜合管理職能與質量把關作用。

四是已經發現的重大缺陷要建立規章制度加強管理。如會議檔案問題。學校每年派出各級各類人員出國出境、出省出市開會學習培訓或訪問。代表學校公務開會辦事,回校後要有相應文檔資料整理後上交中心檔案館,驗收確認後,才能進行出差報銷。管理辦法如同學校固定資産的采購、管理、入庫、領用、發票報銷、審核批准流程一樣。學校的檔案建設越是規範,質量越高,價值才會提升。否則,出差開會人員代表學校公務外出,經費學校報銷,會務檔案資料歸私人所有,學校的檔案管理,就會留下空白。常州工程職業技術學院的檔案管理中,訪問或外出的任何事項,均有編號與資料存檔,就體現出高職校的管理水平與能力。管理質量明顯提高。

五是每年有所側重地解決1-2個檔管管理重點問題。將專項整改與平時改進相結合,數年之後,必有成效。對診改工作有突出貢獻者,推薦學校嘉獎立功。

六是每年舉辦1次學校兼職檔案管理員培訓班。形式可以是(1)專家講座;(2)外出參觀常州市檔案管理工作先進單位;(3)內部業務工作交流研討;(4)檔案管理信息技術學習等。通過培訓、參觀、學習、研討,綜合提高兼職檔管員的業務能力與管理水平。

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